Innovasjon Norge
Prosjektoppfølging og rapportering
Hvis dere får støtte, vil alle ordningene kreve en avslutningsrapport og flere av ordningene krever også rapportering på fremdrift og regnskap underveis i prosjektet. I tillegg kan det være at dere har fått støtte til flere prosjekter parallelt fra flere forskjellige ordninger, med delvis overlapp. For å holde orden, bør dere etablere et system for å ha kontroll på fremdrift og regnskap før dere går i gang med prosjektene. Oppfølging av fremdriften og regnskap trenger ikke være det samme systemet.
Våre viktigste råd om prosjektregnskapet:
- Etabler en prosjektoversikt over alle prosjekter med mål/delmål/aktiviteter, slik at det er lett å velge riktig prosjekt når dere kostnadsfører fakturaer og fører timer.
- Sett opp prosjektregnskap i regnskapssystemet for alle andre kostnader enn personalkost.
- Prosjektregnskapet settes opp etter aktiviteter, ikke etter rapporteringsformatet til Innovasjon Norge eller Forskningsrådet. Dere må heller kategorisere kostnadene i henhold til de forskjellige institusjonene når dere skal rapportere.
- Etabler et timeregistreringssystem, hvor dere fører mot aktiviteter i prosjektene. Dere må kunne dokumentere hvem som har jobbet med hva, til hvilken timesats.
- Hvis dere har overlappende prosjekter (f.eks. SkatteFUNN og én eller flere Innovasjon Norge ordninger), etabler et hierarki med SkatteFUNN som hovedprosjekt og Innovasjon Norge prosjektene som underprosjekter.
- Når dere gjør innkjøp, bruk prosjektnavn som referanser på bilagene.
- Før bilagene fortløpende mot prosjekt, ikke la det hope seg opp.
- Kjør en kvartalsmessig gjennomgang av prosjektkostnadene, det er mer en nok å gjøre ved årsavslutning.
Viktigste råd om fremdriftsrapportering:
- Bruk samme oppsett dere har i prosjektoversikten (første punkt i listen over) til å holde kontroll på fremdriften i de forskjellige aktivitetene.
- Fremdriften oppdateres på % andel oppnådde delmål og mål. Bruk enkle regler med 0% 50% og 100% måloppnåelse på underaktiviteter.
- Oppdater fremdriften månedlig.
Hvis dere får støtte, vil alle ordningene kreve en avslutningsrapport og flere av ordningene krever også rapportering på fremdrift og regnskap underveis i prosjektet. I tillegg kan det være at dere har fått støtte til flere prosjekter parallelt fra flere forskjellige ordninger, med delvis overlapp. For å holde orden, bør dere etablere et system for å ha kontroll på fremdrift og regnskap før dere går i gang med prosjektene. Oppfølging av fremdriften og regnskap trenger ikke være det samme systemet.
Våre viktigste råd om prosjektregnskapet:
- Etabler en prosjektoversikt over alle prosjekter med mål/delmål/aktiviteter, slik at det er lett å velge riktig prosjekt når dere kostnadsfører fakturaer og fører timer.
- Sett opp prosjektregnskap i regnskapssystemet for alle andre kostnader enn personalkost.
- Prosjektregnskapet settes opp etter aktiviteter, ikke etter rapporteringsformatet til Innovasjon Norge eller Forskningsrådet. Dere må heller kategorisere kostnadene i henhold til de forskjellige institusjonene når dere skal rapportere.
- Etabler et timeregistreringssystem, hvor dere fører mot aktiviteter i prosjektene. Dere må kunne dokumentere hvem som har jobbet med hva, til hvilken timesats.
- Hvis dere har overlappende prosjekter (f.eks. SkatteFUNN og én eller flere Innovasjon Norge ordninger), etabler et hierarki med SkatteFUNN som hovedprosjekt og Innovasjon Norge prosjektene som underprosjekter.
- Når dere gjør innkjøp, bruk prosjektnavn som referanser på bilagene.
- Før bilagene fortløpende mot prosjekt, ikke la det hope seg opp.
- Kjør en kvartalsmessig gjennomgang av prosjektkostnadene, det er mer en nok å gjøre ved årsavslutning.
Viktigste råd om fremdriftsrapportering:
- Bruk samme oppsett dere har i prosjektoversikten (første punkt i listen over) til å holde kontroll på fremdriften i de forskjellige aktivitetene.
- Fremdriften oppdateres på % andel oppnådde delmål og mål. Bruk enkle regler med 0% 50% og 100% måloppnåelse på underaktiviteter.
- Oppdater fremdriften månedlig.