Prosjektoppfølging og rapportering

Hvis dere får støtte, vil alle ordningene kreve en avslutningsrapport og flere av ordningene krever også rapportering på fremdrift og regnskap underveis i prosjektet. I tillegg kan det være at dere har fått støtte til flere prosjekter parallelt fra flere forskjellige ordninger, med delvis overlapp. For å holde orden, bør dere etablere et system for å ha kontroll på fremdrift og regnskap før dere går i gang med prosjektene. Oppfølging av fremdriften og regnskap trenger ikke være det samme systemet.

Viktigste råd om prosjektregnskapet:

• Etabler en prosjektoversikt over alle prosjekter med mål/delmål/aktiviteter, slik at det er lett å velge riktig prosjekt når dere kostnadsfører fakturaer og fører timer.
• Sett opp prosjektregnskap i regnskapssystemet for alle andre kostnader enn personalkost.
• Prosjektregnskapet settes opp etter aktiviteter, ikke etter rapporteringsformatet til Innovasjon Norge eller Forskningsrådet. Dere må heller kategorisere kostnadene i henhold til de forskjellige institusjonene når dere skal rapportere.
• Etabler et timeregistreringssystem, hvor dere fører mot aktiviteter i prosjektene. Dere må kunne dokumentere hvem som har jobbet med hva, til hvilken timesats.
• Hvis dere har overlappende prosjekter (For eksempel SkatteFunn og en eller flere Innovasjon Norge ordninger), etabler et hierarki med SkatteFunn som hovedprosjekt og IN prosjektene som underprosjekter.
• Når dere gjør innkjøp, bruk prosjektnavn som referanser på bilagene
• Før bilagene fortløpende mot prosjekt, ikke la det hope seg opp.
• Kjør en kvartalsmessig gjennomgang av prosjektkostnadene, det er mer en nok å gjøre ved årsavslutning.

Viktigste råd om fremdriftsrapportering:

• Bruk samme oppsett dere har i prosjektoversikten (første punkt i listen over) til å holde kontroll på fremdriften i de forskjellige aktivitetene.
• Fremdriften oppdateres på % andel oppnådde delmål og mål. Bruk enkle regler med 0% 50% og 100% måloppnåelse på underaktiviteter.
• Oppdater fremdriften ukentlig.