Strukturert fra start

Dersom dere har fulgt rådene og anbefalingene så langt i dette kapittelet, er dere allerede ganske strukturerte. For mange kan en strukturert bedrift føles som en tvangstrøye og lite hensiktsmessig for et dynamisk ungt selskap. Hvis du er en av dem som har den følelsen, så bør du legge den fra deg.

Poenget med en god struktur fra starten, er at selskapet tar høyde for alle faktorene som en erfaren bedriftsleder vet vil komme med utvikling og vekst. De strukturelle grepene skal sikre at selskapet ditt er så effektivt satt opp som mulig fra start, og samtidig har lagt et godt grunnlag for å skalere selskapet.

Selv om noen av rådene kan virke overdrevne med tanke på hvor ungt selskapet ditt er, så anbefaler vi likevel å følge disse. Den kulturen og de vanene teamet ikke klarer å etablere med 4 ansatte, blir enda vanskeligere når dere har passert 30.

Hør på podcasten med Marie Mostad, COO og medgründer i Inzpire.me, om hvordan de har jobbet etter den samme strukturen fra da de startet opp og vokst til 30 personer med minimalt med voksesmerter.

Filstruktur og arkivering

Å finne informasjonen man trenger, når man trenger det, og på en effektiv måte, er en av forutsetningene for en god bedrift. En ryddig filstruktur hjelper veldig på dette.

Denne filstrukturen er utarbeidet i Chipcon og videreutviklet i Energy Micro. Bruk den som utgangspunkt for din egen filstruktur.

Filstrukturen bør være tilgjengelig i sin helhet for alle ansatte i starten. Det eneste unntaket fra dette er at alle filer som inneholder personalopplysninger skal kun være tilgjengelig for de som har behov for slik informasjon. I starten er dette i praksis kun CEO.

Dette løser dere enten med å ha et personalopplysningssystem (mer om dette lenger nede), eller tilgangsstyre mappene i filstrukturen. I vårt forslag til filstrukturen ligger det en mappe «06 HR» med undermappe «Employees». Innholdet i denne undermappen må tilgangsstyres.

Etter hvert som selskapet utvikler seg, vil dere sikkert ønske å begrense tilgangen til andre mapper. Dette gjelder f.eks. ledermøter og styremøter.

Dokumenter og maler

Maler på de mest brukte dokumentene er med på å gjøre dere mer effektive, konsistente og profesjonelle. Entrepedia inneholder det meste av hva dere vil ha behov for av maler, som dere kan enten bruke direkte eller tilpasses. De enkleste eksemplene på maler er disse; Letter og Minutes of Meeting (MoM). Alle andre maler er omtalt i sine respektive relevante kapitler, og ligger i sin helhet under fanen Dokumenter.

Økonomi, regnskap og rapportering

Mange oppstartsselskaper slurver mye med å holde oversikt over økonomien. Dere tenker kanskje at dette ikke er så viktig i starten (noe det strengt tatt kanskje ikke er), men etablerer dere dårlige vaner fra start, er det vanskelig å rette opp i senere. Husk at dårlig økonomistyring ikke sjelden er hovedgrunnen til at selskaper kollapser. Ta dette derfor på alvor fra start, og følg rådene i dette avsnittet.

Regnskapssystem og regnskapsfører

Det er ikke lovpålagt å ha regnskapsfører, men praktisk talt samtlige selskaper velger å ha det. Kunnskapen du trenger for å føre et regnskap korrekt er spesifikk, i tillegg er det mange lovpålagte regler som skal følges. Vi anbefaler derfor alle selskaper å etablere en avtale med regnskapsfører først som sist. Timeprisen for regnskapsførere ligger typisk i området 600-900 kr per time og i starten bør de ikke bruke mer enn 1-2 timer per måned. Velg noen som er lokalisert i samme by/område, slik at dere kan møtes ved behov.

Vi anbefaler å bruke et skybasert regnskapssystem, som dere og regnskapsfører bruker i fellesskap. Det er en fordel at regnskapsfører har erfaring med det systemet dere velger.

Det finnes flere gode og rimelige regnskapssystemer tilpasset små norske selskaper slik som Tripletex, PowerOffice Go og Fiken.

Finansiell modell og budsjett

Alle oppstartsselskaper bør lage en finansiell modell for selskapet. En finansiell modell er en plan over inntekter og utgifter på kort, mellom-lang og lang sikt. En god modell vil være et svært viktig verktøy både for planlegging, budsjettering, rapportering, likviditetsstyring og generell finansiell kontroll. Den vil også være nyttig i eksterne prosesser, som søknader til offentlige støtteordninger og kapitalinnhentingsprosesser med investorer. Vi har laget en enkel mal som dere kan bruke som utgangspunkt for å lage deres egen Financial Model.

EY har laget en guide for å lage finansielle modeller for oppstartsselskaper, og kan være nyttig lesing: EY’s guide til å lage finansiell modell.

Mest sannsynlig har EY laget denne guiden for å tiltrekke seg nye klienter, så ikke gå i fella ved å få andre til å lage modellen for dere. Det er veldig viktig at dere har bygget modellen selv for virkelig å forstå butikken, og dra nytte av modellen på den videre reisen.

Bruk den finansielle modellen som et arbeidsverktøy som dere oppdaterer minst en gang hvert kvartal. Når regnskapstallene er klare, oppdaterer dere den finansielle modellen med reelle tall for kvartalet som er unnagjort, og oppdaterer/justerer de kommende kvartaler og år basert på ny innsikt og kunnskap.

Når dere skal legge inn personalkostnader i modellen så kan Altinn sin personalkost kalkulator være en fin kilde til informasjon.

Personaladministrasjon

Som arbeidsgiver har dere flere myndighetspålagte regler dere må forholde dere til. Altinn har en utfyllende oversikt over plikter dere har som arbeidsgiver.

Ansettelsesavtaler

Alle ansatte har krav på en ansettelsesavtale. Alt for mange oppstartsselskaper slurver dessverre med å få slike på plass. Her er to versjoner av ansettelsesavtale, på engelsk og norsk, som dere kan bruke:

• Employment Agreement - Norwegian
• Employment Agreement CEO - Norwegian
• Employment Agreement
• Employment Agreement CEO

Malene bør dekke de fleste formål. Husk at alle ansattavtaler må signeres og arkiveres på et fornuftig sted.

Personalhåndteringssystem

Et personalhåndteringssystem er et effektivt verktøy for å holde orden på alt det personal-administrative. Det er selvsagt ikke nødvendig å ha slikt på plass med en gang, men vi anbefaler det likevel. Det finnes systemer som både er enkle, effektive og billige slik som f.eks. BambooHR.

Dersom dere velger å ikke bruke et personalhåndteringssystem så må dere i det minste føre oversikt over alle ansatte i et personalregister, samt ha oversikt over ferie og fravær i et ferie- og fraværsregister. Vi har laget følgende maler som hjelper dere med dette:

• Employee Register
• Vacation & Absence Register

Pensjon og Forsikring

Det er lovpålagt å etablere kollektiv tjenestepensjon og yrkesskadeforsikring for de ansatte gjennom selskapet deres. Når det gjelder tjenestepensjon så anbefaler vi lovens minimum (det er ikke på pensjonssparing dere bør gjøre dere attraktive som arbeidsgiver i starten). Det finnes mange tilbydere av slike tjenester. Hør med banken deres, eller kontakt uavhengige tilbydere direkte.

Personalhåndbok

Hensikten med en personalhåndbok er å ha en enkelt kilde til all generell og felles personalrelatert informasjon. Entrepedia vil utarbeide en mal for personalhåndbok. Det kan være hensiktsmessig etter hvert at selskapets rutiner legges i et intranett eller Wiki-side. Da kan dere også å velge å legge innhold som normalt hører hjemme i en personalhåndbok inn der.

HMS

Når dere har en ansatt i selskapet, så er dere også pålagt å systematisk jobbe med HMS-oppfølginger og forbedringer. Altinn har en utfyllende beskrivelse av hva dette innebærer.

Ledelse og informasjonsdeling

Det å være leder av et team med noen få ansatte, er veldig forskjellig fra å lede et selskap med flere hundre ansatte. Som CEO i et lite team, må du i praksis være tusen-kunstner og håndtere mange små og store oppgaver i hverdagen. Jobben har i starten mye til felles med en vaktmesterjobb hvor det meste går ut på å tilrettelegge for at de andre i teamet kan være produktive. Ikke desto mindre så er du som CEO faktisk leder av selskapet. Vi dekker grundig hva det innebærer å være en effektiv og god leder i et senere kapittel, så her fokuserer vi kun på noen få elementer som er viktige allerede fra start.

Ukentlige ledermøter

CEO bør arrangere et ukentlig ledermøte på 1 time med alle i lederteamet (dette vil typisk være alle ansatte helt i starten). Vær disiplinert og sørg for at det er en agenda satt for hvert møte, og at alle konklusjoner og aksjoner fra møtet dokumenteres. Vi har laget en mal for møtereferat Minutes of Meeting (MoM) dere bør fylle ut i hvert møte.

Ukentlige en-til-en møter

Alle som har lederansvar, bør ha et 30 minutters ukentlig en-til-en møte med alle som rapporterer til seg. Møte-agendaen bør styres av medarbeideren og har til hensikt å sikre at leder og medarbeider er fortløpende omforente om oppgaver og prioriteringer. I tillegg vil slike møter egne seg godt til sparring og diskusjon rundt aktuelle problemstillinger.

Informasjonsdeling og ukentlige allmøter

I den første fasen, med under 10 ansatte på samme lokasjon, flyter de fleste nyheter og viktig informasjon som regel godt internt i teamet. Utfordringene vokser når teamet blir større og vi anbefaler at dere da starter med et ukentlig uformelt allmøte som f.eks en felles lunsj. Hensiktene med dette er å dele både gode og dårlige nyheter på en hyggelig, motiverende, uformell og noen ganger humoristisk måte. Virkelig bra blir det om dere lykkes med å få alle ansatte til å bidra med å dele informasjon og stille spørsmål.

Digitale flater som Slack og Teams

En del selskaper bruker Slack, Teams eller andre digitale flater som en intern kommunikasjonskanal. Flatene er gode på mye, men ikke på alt. For at slike digitale flater skal kunne fungere godt, bør det være struktur og retningslinjer fra start. Når dere begynner å bli mange ansatte og/eller er lokalisert på flere geografiske steder, kan det ofte være hensiktsmessig å bruke slike verktøy.

Fallgruver ved bruk av Slack:

• Ikke bruk slack som et beslutningsverktøy. Vanskelige beslutninger kan fort ende opp i endeløse diskusjoner der det søkes konsensus. Gjennomfør da heller et møte hvor dere diskuterer og beslutter med en gang.
• Slack grupper kan fort ende opp med mange medlemmer (både relevante og ikke-relevante). Med mange diskusjoner gående, blir dette fort forstyrrende i en travel hverdag.
• Slack egner seg best for å spre ny informasjon raskt, uformelle diskusjoner og spørsmål av enklere karakter. Det egner seg dårlig til mer statisk informasjon, som for eksempel hvilket forsikringsselskap dere bruker, eller hvilke verktøy dere bruker. Bruk heller personalhåndbok eller en selskapswiki til dette.
  

Kundeoppfølging og CRM-system

Et Customer Relationship Management System, CRM-system, er et viktig verktøy for å strømlinjeforme salgsprosessen. I en tidlig fase er primærfunksjonen å holde kontroll på kontaktene deres. Kontaktene kan senere bli kunder, investorer, partnere, supportere eller ansatte. Hvilken rolle de ender opp med til slutt, er ikke så lett å forutse. Av den grunn, anbefales det å ha et CRM-system på plass fra dere begynner å kommunisere med omverdenen.

Et CRM system hjelper dere med følgende:

• Holde oversikt over alle kontakter (både kunder, leverandører, investorer og andre), og kategoriseringen av disse
• Logge all kommunikasjon med kunder (e-post, telefon og møter)
• Lagre kontaktinformasjon fra trafikk på nettsiden deres
• Kategorisering av kontakter
• Gir oversikt over status på alle kunder og prosjekter og hvor i salespipelinen kunden/prosjektet er.

Når dere senere får på plass et salgsteam, vil salgsteamet overta ansvaret for CRM-systemet. Vår erfaring, er at den kommersielle delen av virksomheten er ustrukturert. Dette kommer antageligvis fra at salg er uforutsigbart, men også at mennesker som er gode på (og trives med) salg ofte ikke har struktur som en av sine sterkeste sider.

Hvis CRM systemet mangler en grunnleggende god struktur og innhold før salgsteamet er på plass, blir det veldig krevende å få det på plass ved et senere tidspunkt. Ved å få dette på plass tidlig, legger dere til rette for at salgstemaet får det beste utgangspunktet for å arbeide strukturert og effektivt.

Vi har følgende konkrete råd for implementasjon og bruk:

• Alle som har kontakt med personer eksternt fra selskapet deres, bør ha en konto slik at all kommunikasjon loggføres og kan deles på teamet.
• Integrer CRM-systemet i nettsiden, slik at interessenter som for eksempel ønsker nyhetsbrev logges i systemet.
• Krev disiplin fra alle brukere og gå selv foran som et godt eksempel. Et godt råd her er f.eks. at dere ikke tillater diskusjoner rundt en konkret kunde dersom kunden og status ikke er logget i CRM-systemet. Er ikke kunden i CRM-systemet, eksisterer ikke kunden.
• Gjør en grundig jobb med pipeline og sørg for at den både er lett forståelig og har klart definerte kriterier. En vanlig fallgruve i salgsarbeid er å innbille seg at status er bedre enn den i realiteten er, noe som gir et altfor optimistisk totalbilde.

Valg av CRM-system.

Velg et CRM-system som er tilpasset et lite selskap og har gode integrasjonsmuligheter mot andre systemer. Systemet bør også ha gode templates for sales-pipeline, nettsider, digital markedsføring og kommunikasjon. HubSpot er et godt eksempel på dette.

Vi anbefaler å ha et eget CRM-system, og ikke tilleggsfunksjonalitet som følger med regnskapssystemer eller ERP-systemer av følgende årsaker:

• CRM-modulene til alle regnskapssystemer/ERP-systemer er uten unntak dårligere enn de beste rendyrkede CRM-systemer.
• Det er viktigere at et CRM-system er tett integrert med markedsaktiviteter enn mot økonomi- og logistikk.
• En felles kontaktdatabase på økonomi/logistikk og salg/markedsføring er utfordrende. Det er normalt 10-100 ganger flere kontakter i CRM-systemet enn i regnskapssystemet/ERP-systemet. I regnskapssystemet må all kundedata legges inn korrekt, mens i et CRM-system er det mindre viktig med riktig postadresse etc. på et selskap. En god praksis er at når en potensiell kunde signerer kontrakt oppdaterer dere regnskapssystemet og CRM-systemet samtidig.

Selskapspresentasjon

Dere bør til enhver tid ha en oppdatert selskapspresentasjon (Company Profile). Dette er et viktig arbeidsredskap i hverdagen, og utad i kommunikasjon med kunder, leverandører og investorer. I tillegg er det et viktig redskap i internt strategiarbeid og kommunikasjon. Kontinuerlig læring og erfaringer underveis, vil gjøre presentasjonen stadig bedre.

La hoveddelen av presentasjonen være på ca. 20-30 slides, men ha gjerne mange ekstra backup slides på slutten, som kan brukes i spesielle tilfeller. Sørg for å oppdatere selskapspresentasjonen minst en gang hvert kvartal og helst hver måned. Vi har tidligere omtalt hvilket innhold en god selskapspresentasjon har, og gjengir ikke dette her.