Innføring i personaladministrasjon

Innføring i personaladministrasjon

Sist oppdatert: 30.09.2022 Lesetid: 2 min

Dette er en introduksjon til personaladministrasjon. For en mer utfyllende innføring kan dere også ta en titt på avsnittet om Personaladministrasjon og Personalhåndbok.

Som arbeidsgiver har dere flere myndighetspålagte regler dere må forholde dere til. Altinn har en utfyllende oversikt over plikter dere har som arbeidsgiver.


Ansettelsesavtaler

Alle ansatte har krav på en ansettelsesavtale. Alt for mange oppstartsselskaper slurver dessverre med å få slike på plass. Her er to versjoner av ansettelsesavtale, på engelsk og norsk, som dere kan bruke:

Malene bør dekke de fleste formål. Husk at alle ansattavtaler må signeres og arkiveres på et fornuftig sted.


Personalhåndteringssystem

Et personalhåndteringssystem er et effektivt verktøy for å holde orden på alt det personal-administrative. Det er selvsagt ikke nødvendig å ha slikt på plass med en gang, men vi anbefaler det likevel. Det finnes systemer som både er enkle, effektive og billige, som f.eks. BambooHR.

Et personalhåndteringssystem hjelper deg bl.a. med:

  • Arkivering av alle avtaler mellom hver ansatt og selskapet (f.eks. ansettelsesavtaler)
  • Personalinformasjon
  • Lønnsoversikt
  • Fraværsrapportering
  • Ferieoversikter
  • Oversikt over pensjon og forsikringer
  • Trivselsundersøkelser
  • Medarbeidersamtaler og oppfølging av mål
  • Organisasjonskart
  • Personalhåndbok
  • Støtte for rekruttering
  • Støtte til On-boarding
  • Støtte til Off-boarding


Dersom dere velger å ikke bruke et personalhåndteringssystem må dere i det minste føre oversikt over alle ansatte i et personalregister, samt ha oversikt over ferie og fravær i et ferie- og fraværsregister. Vi har laget følgende maler som hjelper dere med dette:


Pensjon og Forsikring

Det er lovpålagt å etablere kollektiv tjenestepensjon og yrkesskadeforsikring for de ansatte gjennom selskapet deres. Når det gjelder tjenestepensjon så anbefaler vi lovens minimum (det er ikke på pensjonssparing dere bør gjøre dere attraktive som arbeidsgiver i starten). Det finnes mange tilbydere av slike tjenester. Hør med banken deres, eller kontakt uavhengige tilbydere direkte.


Personalhåndbok

Hensikten med en personalhåndbok er å ha en enkelt kilde til all generell og felles personalrelatert informasjon. Det kan være hensiktsmessig etter hvert at selskapets rutiner legges i et intranett eller Wiki-side. Da kan dere også velge å legge innhold som normalt hører hjemme i en personalhåndbok inn der.


HMS

Når dere har en ansatt i selskapet er dere også pålagt å systematisk jobbe med HMS-oppfølginger og forbedringer. Altinn har en utfyllende beskrivelse av hva dette innebærer.

Les neste Ledelse og informasjonsdeling

Hvordan etablerer dere gode vaner for informasjonsdeling i selskapet som kan være med dere når dere vokser? Hva med bruk av digitale flater som Slack, teams og lignende. Denne artikkelen gir gründerteamet og lederen innføring i disse temaene.