1. Oppstarten

Ledelse og informasjonsdeling

Sist oppdatert: 07.11.2021. Estimert lesetid: 3 minutter.


Det å være leder av et team med noen få ansatte, er veldig forskjellig fra å lede et selskap med flere hundre ansatte. Som CEO i et lite team, må du i praksis være tusen-kunstner og håndtere mange små og store oppgaver i hverdagen. Jobben har i starten mye til felles med en vaktmesterjobb hvor det meste går ut på å tilrettelegge for at de andre i teamet kan være produktive. Ikke desto mindre så er du som CEO faktisk leder av selskapet. Vi dekker grundig hva det innebærer å være en effektiv og god leder i et senere kapittel, så her fokuserer vi kun på noen få elementer som er viktige allerede fra start.


Ukentlige ledermøter

CEO bør arrangere et ukentlig ledermøte på 1 time med alle i lederteamet (dette vil typisk være alle ansatte helt i starten). Vær disiplinert og sørg for at det er en agenda satt for hvert møte, og at alle konklusjoner og aksjoner fra møtet dokumenteres. Vi har laget en mal for møtereferat Minutes of Meeting (MoM) dere bør fylle ut i hvert møte.

Her er et forslag til typisk agenda:

  • Ukens opptur og nedtur v/CEO (øv dere på å feire både seirer og tap) (5min)
  • Status salg og kundeprosesser v/ VP Sales & Marketing (8min)
  • Status produktutvikling v/ CTO/VP of Engineering (8min)
  • Status økonomi, finansiering og generelt v/CEO (8min)
  • Forberedt tema 1 v/TBD (15min)
  • Forberedt tema 2 v/TBD (15min)
  • Oppsummering og gjennomgang av konklusjoner og aksjoner (5min)

For status-punktene anbefaler vi et krav om at den ansvarlige har forberedt 1-2 slides. Dette vil sikre en effektiv gjennomføring. Ikke fall for fristelsen til å starte lange diskusjoner i ledermøtet for temaer som ikke er forberedt. Dersom det identifiseres temaer som trenger grundigere gjennomgang, så sett opp separate møter i etterkant, alternativt sett det opp som et forberedt tema på neste ledermøte.

De forberedte temaene har en eier som har gjort en grundig forberedelse på forhånd, både ved å belyse saken/problemstillingen, samt ha et forslag til konklusjon. Som CEO har du typisk diskutert med tema-eier på forhånd, for å sikre at saken er grundig nok forberedt.


Ukentlige en-til-en møter

Alle som har lederansvar, bør ha et 30 minutters ukentlig en-til-en møte med alle som rapporterer til seg. Møte-agendaen bør styres av medarbeideren og har til hensikt å sikre at leder og medarbeider er fortløpende omforente om oppgaver og prioriteringer. I tillegg vil slike møter egne seg godt til sparring og diskusjon rundt aktuelle problemstillinger.


Informasjonsdeling og ukentlige allmøter

I den første fasen, med under 10 ansatte på samme lokasjon, flyter de fleste nyheter og viktig informasjon som regel godt internt i teamet. Utfordringene vokser når teamet blir større og vi anbefaler at dere da starter med et ukentlig uformelt allmøte som f.eks en felles lunsj. Hensiktene med dette er å dele både gode og dårlige nyheter på en hyggelig, motiverende, uformell og noen ganger humoristisk måte. Virkelig bra blir det om dere lykkes med å få alle ansatte til å bidra med å dele informasjon og stille spørsmål.


Digitale flater som Slack og Teams

En del selskaper bruker Slack, Teams eller andre digitale flater som en intern kommunikasjonskanal. Flatene er gode på mye, men ikke på alt. For at slike digitale flater skal kunne fungere godt, bør det være struktur og retningslinjer fra start. Når dere begynner å bli mange ansatte og/eller er lokalisert på flere geografiske steder, kan det ofte være hensiktsmessig å bruke slike verktøy.

NorseLab er et investringsmiljø som både genererer og investerer i oppstartsselskaper. De har laget følgende forslag til Slack-struktur og retningslinjer for bruk for sine porteføljeselskaper:

Onboarding

General Guidelines

  • Keep the discussion in relevant channels.
  • Creating new channels should be avoided, or at least kept to the minimum. Use Direct Messages / Group Chat to have smaller team discussions. Please see guidelines for creating new channels further down.
  • Adjust your notification settings so you’re aware of key updates but not constantly distracted.
  • Don’t use @channel unless you really need to notify everyone in the conversation.

Public Company Channels

  • #general - For administrative announcements
  • #random - General and informal discussions
  • #design - For all design related discussions
  • #tech - For all tech related discussions
  • #support - For all support related discussions
  • #sales - For all sales related discussions
  • #fakturering - For all billing related discussions
  • #oslo_office -Locally relevant information, limited to specific office. Both formal and informal tone
  • #ukraine_office - Locally relevant information, limited to specific office. Both formal and informal tone
  • #knowledge_sharing - Links to interesting articles across all areas (design, tech, product, inspo, etc.) Paste links, add 3 tags describing the content (to make it easier to search). No discussions, only links.

Creating New Channels

If you need to create a new channel, please browse through existing channels first, to make sure you’re not duplicating a similar existing channel.

Project & Support Channels

  • Each active project should have its own channel
  • When the project is delivered, the channel should be archived, and a new support channel should be created.
  • If there is a need for creating “sub channels” within a project, please make them private and invite those who need to participate.
  • Naming guidelines for active projects:
    • #clientname_projectname
    • #clientname_projectname_subname
  • Naming guidelines for support projects:
    • #clientname_projectname_support

Channels Including Clients & External Collaborators

  • ALL channels that includes external people must be properly named to avoid internal or confidential discussions or issues
  • Naming guidelines for channels including clients / external collaborators:
    • #clientname_projectname_ext


Fallgruver ved bruk av Slack:

  • Ikke bruk slack som et beslutningsverktøy. Vanskelige beslutninger kan fort ende opp i endeløse diskusjoner der det søkes konsensus. Gjennomfør da heller et møte hvor dere diskuterer og beslutter med en gang.
  • Slack grupper kan fort ende opp med mange medlemmer (både relevante og ikke-relevante). Med mange diskusjoner gående, blir dette fort forstyrrende i en travel hverdag.
  • Slack egner seg best for å spre ny informasjon raskt, uformelle diskusjoner og spørsmål av enklere karakter. Det egner seg dårlig til mer statisk informasjon, som for eksempel hvilket forsikringsselskap dere bruker, eller hvilke verktøy dere bruker. Bruk heller personalhåndbok eller en selskapswiki til dette.

Det å være CEO i et oppstartsselskap er langt i fra noen glamorøs tilværelse. Du skal typisk både lede og sette retning for de ansatte, skaffe kunder, skaffe finansisering, bidra på utvikling av produktet og mange andre små og store oppgaver. En del oppgaver er rutinepregede, og i starten er det hensiktsmessig at CEO-en tar hånd om disse, slik at resten av teamet kan konsentrere seg om produkt og kunder. Her er en liste de mest vanlig rutineoppgavene:

  • Hver uke:
    • Betale regninger
    • Sende fakturaer
    • Godkjenning av utgifter
    • Informasjon, leder og en-til-en møter
  • Hver måned:
    • Oppdatere ferie og fraværsoversikter
    • Gjennomgang og godkjenning av månedsregnskap med regnskapsfører
    • Sørge for lønnsutbetaling i samarbeid med regnskapsfører
  • Hvert kvartal:
    • Oppdatering av finansiell modell
Les neste:Kundeoppfølging og CRM-system
CRM systemer er et at de viktige redskapene et oppstartselskap bør få på plass fra starten. I denne artikkelen får dere en oversikt over hvordan dere velger, implementerer, strukturerer og bruker et CRM system i selskapet deres.