Formål og praktisk gjennomføring av medarbeidersamtalen

Formål og praktisk gjennomføring av medarbeidersamtalen

Sist oppdatert: 24.10.2022 Lesetid: 5 min

Medarbeidersamtalen er, i motsetning til den løpende dialogen gjennom året, en mer planlagt, systematisk og grundig samtale. For at det skal bli en god opplevelse som bidrar til motivasjon bør man sikre at begge parter er forberedt. En dårlig gjennomført medarbeidersamtale kan være verre enn å ikke gjennomføre samtalen. Så, sørg for å avtale tidspunkt i god tid før gjennomføring og kommuniser en klar forventning om at begge partner er godt forberedt.

Medarbeidersamtalen bør typisk gjennomføres i starten av året. Dette er et naturlig tidspunkt da selskapets mål fra forrige år evalueres og mål for kommende år utarbeides. Tilsvarende bør derfor også gjøres for de ansatte. Slik sikrer dere at alle selskapets ansatte jobber i samme retning og at den enkelte ansattes mål er knyttet opp mot selskapets overordnede målsetninger.

Vi mener medarbeidersamtalen bør bidra til:

  • Tydeliggjøre forventninger og bidrag til å utvikle relasjon mellom leder og medarbeider.
  • God selskapskultur og et godt arbeidsmiljø.
  • Personlig og faglig utvikling av medarbeider.
  • Å knytte medarbeiders mål og utvikling opp mot selskapets mål, fremtidig kompetansebehov og videre økt måloppnåelse
  • Og sist men ikke minst motivasjon, tilhørighet og arbeidsglede!

Forberedelser til medarbeidersamtalen

For at medarbeidersamtalen skal bli en bra samtale bør begge parter være godt forberedt. Konkret betyr dette at både medarbeider og leder bør har tenkt og skrevet ned vurderinger, refleksjoner og tilbakemeldinger i forkant av samtalen. Vi anbefaler å bruke en medarbeidersamtale mal slik at både forventninger og rammer er tydelige. Dog er vårt råd å ikke benytte malen slavisk, husk at det er samtalen som er det viktigste.

Både leder og medarbeider bør i forkant av samtalen fylle ut hver sin versjon av malen. Lederen er ansvarlig for å utarbeide en versjon i etterkant av samtalen. I mange medarbeiderutviklingsverktøy gjøres prosessen elektronisk. Dersom en av partene kommer til samtalen uten at forarbeidet er gjort, anbefaler vi at det heller settes av et nytt tidspunkt til samtalen slik at begge parter er godt forberedt før samtalen.

Dersom dere har hatt medarbeidersamtaler tidligere, ta en kikk på hva dere ble enige om ved forrige samtale og forbered din evaluering av resultater, styrker og områder for utvikling.

Dersom du forventer at vanskelig temaer kommer opp, sørg for at du er forberedt. Vit hvilken innfallsvinkel du skal ta og hva som er ønsket utfall.

Hva gjør du dersom forberedelsene viser at det er et spesielt vanskelig tema du burde ha tatt stilling til og diskutert med medarbeider før medarbeidersamtalen? Vi anbefaler da at du utsetter medarbeidersamtalen, og i stedet gjennomfører “den vanskelige samtalen”. Avhengig av utfallet og veien videre avtaler du deretter medarbeidersamtalen på et seinere tidspunkt.

Gjennomføring av medarbeidersamtalen

Praktisk gjennomføring:

  • Sett av nok tid til gjennomføring - typisk anbefaler vi 1 til 1,5 time per medarbeidersamtale. Dersom du har flere samtaler etter hverandre, pass på å ha nok tid og kanskje en liten pause mellom samtalene.
  • Sitt på et sted hvor samtalen kan gjennomføres uforstyrret og privat.
  • Sett mobilen på lydløs!
  • Samle samtalene over en periode og avtal tidspunkter god tid i forkant.
  • Pass på å sette av nok tid også imellom møter du måtte ha. Dersom du kommer heseblesende inn fra et annet møte, som i tillegg kanskje har vært krevende, vil dette kunne prege samtalen negativt. Vær 100% tilstede i samtalen!
  • Tenk på hvordan du fremstår i kommunikasjon og kroppsspråk.
  • Be om tilbakemeldinger. Selv om tilbakemeldinger til leder er et punkt i en mal, kan det være hensiktsmessig å ta initiativ til dette for å sikre at medarbeider er komfortabel med å gi sin feedback. Dette bygger samarbeid og relasjon.


Bruk av en mal for medarbeidersamtaler:

Det finnes et vel av ulike medarbeidersamtalemaler i tillegg til elektroniske verktøy og HR systemer med samme funksjon. Her i Entrepedia har vi også laget en medarbeidersamtale mal du kan laste ned. Vi ønsker dog å presisere at det kun er en mal, og at det er viktig å tilpasse innholdet i skjemaet til selskapet det gjelder. På generelt grunnlag anbefaler vi å ikke overkomplisere, da det enkle ofte er det beste. Blir det for komplekst løper dere risikoen at fokuset blir å svare på et skjemavelde for skjemaet skyld, og at dere dermed kan miste fokuset på den meningsfulle og gode samtalen. I så fall mister medarbeidersamtalen sin hensikt og blir bortkastet tid.

Hovedelementene i en medarbeidsamtale- og utviklingssamtalemal bør være:

  • Et tilbakeblikk og evaluering av perioden som har vært
  • Fremtid og definering av mål og retning i forhold til perioden som kommer
  • Kompetanseutvikling for den ansatte
  • Trivsel og motivasjon
  • Samarbeid og arbeidsmiljø


Oppfølging etter samtalen

Det er leders ansvar å sikre dokumentasjon av medarbeidersamtalen ved å utarbeide et endelig referat og en versjon av malen som signeres av medarbeider og leder. Referatet kan tas opp ved neste samtale eller oppfølging.

Det viktigste er at leder og medarbeider har en felles forståelse av evalueringen, tilbakemeldinger og fremtidige mål. I tillegg må dere ha en enighet om kompetanseutvikling og eventuelle andre elementer som skal følges opp gjennom året som kommer. Dersom det er enighet om spesifikke temaer som krever oppfølging, anbefaler vi at du som leder planlegger inn dette. Sett umiddelbart av tid i kalenderen så det ikke går i glemmeboka!

Etter samtalene anbefaler vi også at ledere setter av tid til selvrefleksjon. Still deg selv spørsmål om hvordan samtalen gikk. Er det for eksempel behov for oppfølging? Er det noe du tenker du bør gjøre annerledes i neste samtale?

Les neste Hvordan utarbeide gode arbeidsmål

Hva bør dere tenke på når dere utarbeider målene for de ansatte i forberedelsene til medarbeidersamtalen?

Prøv Entrepedia Gratis

Registrer deg kostnadsfritt, eller logg inn, for å lese videre Allerede medlem?