Personaladministrasjon

Personaladministrasjon

Sist oppdatert: 23.05.2022 Lesetid: 4 min
Som vi innledet med i artikkelen om å være “Strukturert fra Start”, så kan dere spare mye tid på å bruke effektive verktøy for personaladminstrasjon. Under finner dere et sett med verktøy som kan hjelpe dere med å holde oversikt i tidligfase.

Disse verktøyene og rådene kan tas i bruk helt fra oppstarten av selskapet, men når selskapet deres har passert ca. 30 ansatte kan de være en idé ta i bruk dedikerte løsninger for personaladminstrasjon. Det finnes systemer som er enkle, effektive og rimelige som f.eks BambooHR, Huma eller tilsvarende

Personalinformasjon

Sommeren 2018 trådte EUs nye personvernregelverk, GDPR, i kraft i Norge. Personvernregelverket regulerer personopplysninger som et selskap behandler om sine egne ansatte. Som arbeidsgiver har dere et ansvar for å ha kontroll over alle ansattes personopplysninger, om disse er sensitive, hvor de er lagret, hvem har tilgang til denne informasjonen, hvordan er prosessen for at informasjonen slettes/anonymiseres dersom den ansatte ikke lenger jobber i selskapet og man ikke lenger har rett til å oppbevare informasjonen.

Vær også klar over at det finnes også noen typer personopplysninger som er forbudt å oppbevare. Mer informasjon om arbeidsgivers plikter finner dere HER.

Som nyoppstartet selskap har dere sannsynligvis ikke et HR system fra start, og opplysninger vil bli lagret i en filstruktur og i lønnssystemet (som ofte da er outsourcet og håndtert av en ekstern regnskapsfører). Hvis dere har tatt i brukt filstrukturen som vi har anbefalt har dere allerede en dedikert mappe for HR. Adgangskontrollen til denne mappen bør dere ha et bevisst forhold til, typisk vil dette være kun CEO og/eller HR-ansvarlig som er de eneste som har tilgang. Her etableres typisk en mappe pr. ansatt med følgende dokumenter og informasjon knyttet til ansettelsen: ansettelsesavtaler, CV, vitnemål, medarbeidersamtaler og liknende.

Personaloversikter

Med personaloversikter mener vi rapporter og oversikter som viser personalinformasjon fra flere ansatte i samme dokument. Under har vi listet opp de viktigste oversiktene dere bør ha.

Ansatteregister (person-, stillings-, pårørende- og kontonr informasjon)

I ansattregisteret samler dere typisk inn ved ansettelse. Informasjonen vil oppbevares i regnskapssystemet og sendes til lønnsansvarlig som da ofte er en ekstern part. Informasjonen som inneholder personopplysninger bør da sendes via sikker link eller ved at dokumentet er passordbeskyttet. Snakk med din regnskapfører og få opprettet en sikker link eller bruk et verktøy med tilsvarende funksjonalitet.

Registrering av timer, ferie og fravær.

Som arbeidsgiver må du holde oversikt over ansattes ferie, fravær og arbeidstid. Dette kan ofte håndteres enkelt i tilknytning til regnskapssystemet dersom man etterhvert implementerer et HR system. Bruk av regneark er også godt nok i begynnelsen.

Etterhvert som selskapet vokser vil dere kunne få roller og ansatte som har overtidsbetalt. Da må overtid registreres og godkjennes av leder.

En lett tilgjengelig oversikt over de ansattes ferie og fravær. Bruk regnearket dersom dere enda ikke har en fraværsoversikt som del av et regnskapssystem.

På samme måte som for ferie og fravær vil det være behov for å registrere timer.

Hvis dere får offentlig tilskudd er det et krav at dere dokumenterer timeforbruk i prosjektet. I dette tilfellet anbefaler vi at dere bruker prosjektoppfølgingsverktøyet vi har lagd til formålet. Her er det tilgang til å registrere timer direkte inn i regnearket, eller importere data fra et timeregistreringsprogram.

Oversikt over tildelt kontorutstyr

Det kan være praktisk å ha et enkelt regneark med oversikt over kontorutstyr som de ansatte har mottatt. Dette kan være arbeidsverktøy, telefon, pc, headset, og annet tilbehør. Dersom den ansatte slutter i selskapet kan oversikten enkelt oppdateres etter en offboarding slik at selskapet får tilbake eller at den ansatte kjøper utstyret av selskapet.

Rutiner for personaladministrasjon

Det bør være én person i selskapet som har ansvaret for HR og personaladministrasjon. Dette er som oftest CEO i oppstarten. Etterhvert som selskapet vokser delegeres ofte dette ansvaret til en ny ressurs, og det bør vurderes om det skal ansettes en “Director of Finance, HR and administration”. Dette vil frigjøre CEO til å konsentrere seg om kunder, rekruttering, finansiering og langsiktig strategi.

For et selskap vil personaladministrasjonen være er et kontinuerlig arbeid med oppfølging av oppgaver månedlig og årlig. Vi anbefaler at dere lager gode rutiner for eksempel i form av et “Årshjul for HR og personaladminstrasjon”.

Nyttige verktøy og dokumenter

Våre viktigste råd

  • Vær pinlig nøyaktig med håndtering av personalopplysninger, og sørg for å ha god struktur og rutiner fra start.
  • Utarbeid en personalhåndbok som inneholder viktig informasjon for de ansatte knyttet til HR og personaladministrasjon. Da har ansatte og selskapet et enkelt oppslagsverk og det er ikke tvil om “hva gjelder i vårt selskap”!
  • Ha god struktur på personalrutiner - lønn skal utbetales på avtalt dato og ikke 2 dager før eller 2 dager etter.
  • Gjør det enkelt - ikke lag kompliserte og tidkrevende prosedyrer og rutiner.
Les neste Personalhåndbok

En personalhåndbok kan sees på som et oppslagsverk med alle regler og rutiner i selskapet, og et kommunikasjonsverktøy til de ansatte. Den er et levende dokument som bør oppdateres og holdes ajour ved endringer i ordninger, personalpolitikk og norske lover og regler.

Prøv Entrepedia Gratis

Registrer deg kostnadsfritt, eller logg inn, for å lese videre Allerede medlem?