Personalhåndbok

Personalhåndbok

Sist oppdatert: 03.10.2022 Lesetid: 3 min
En personalhåndbok kan sees på som et oppslagsverk med alle regler og rutiner i selskapet, og et kommunikasjonsverktøy til de ansatte. Den er et levende dokument som bør oppdateres og holdes ajour ved endringer i ordninger, personalpolitikk og norske lover og regler.

Typisk er personalhåndboken kilden ansatte og ledere går til for oppdatert informasjon om selskapets regler, rutiner og goder, og det er mange grunner til at dere burde bruke tid på å lage en:

  • For å sørge for en rettferdig og lik behandling av ansatte i selskapet, spesielt knyttet til goder og ordninger.
  • For å unngå gjentakende diskusjoner om “spillereglene” i selskapet. Dette vil spare dere for mange tidstyver i form av diskusjoner og misforståelser om personalforhold.
  • For selv å få en oversikt over de gjeldende personalordningene i bediften. Det som er publisert og tilgjengeliggjort i en personalhåndbok må anses som selskapets gjeldende praksis.
  • For bruk i onboardingsprosessen. Personalhåndboken brukes som en viktig del av onboardingen av nye ansatte, både rent praktiske og med tanke på kulturen.
  • For å sikre at de ansatte er inneforstått med de etiske retningslinjene i selskapet.

Det er ikke påbudt å lage en personalhåndbok, men arbeidsmiljøloven sier at visse opplysninger til de ansatte må gis skriftlig. Ved bruk av en slik håndbok slår man dermed flere fluer i en smekk. Enkelte kunder, spesielt offentlig sektor, vil også kunne kreve at dere kan fremlegge en personalhåndbok for å få lov til å gi et tilbud.

Vi anbefaler at dere utarbeider og tilgjengeliggjør personalhåndboken som et levende dokument. Etterhvert som reglene og rutinene i selskapet utvikler seg kan dere oppdatere personalhåndboken fortløpende.

Målet er at de ansatte skal kunne finne frem til den riktige informasjonen på en enkel og rask måte, og på den måten rette færre spørsmål direkte til administrasjon og ledelse. Dette betyr at dere som ledere bør peke til personalhåndboken når dere får administrative spørsmål fra ansatte.

Vår personalhåndbok tar for seg blant annet disse temaene:

  • Generell adferd og etiske retningslinjer
  • Ansettelse og fratredelse
  • Arbeidstid og -plass, mertid og timeregistrering
  • Lønn og goder
  • Tjenestereiser
  • Pensjon og forsikringer
  • Ferie, fravær og permisjoner
  • Velferdsordninger og andre goder
  • Kontorregler og kultur
  • Etiske retningslinjer

Vi har valgt å skrive personalhåndboken på engelsk og anbefaler også dette til andre. Tenk internasjonal fra dag én!

Nyttige verktøy og dokumenter

Våre viktigste råd

  1. Last ned Entrepedia sin mal for personalhåndbøker.
  2. Tilpass informasjonen til selskapet deres sånn at den gjenspeiler rutinene deres i dag.
  3. Gjør håndboken unik ved å legge inn historien, mission og verdiene i selskapet. Tilpass gjerne teksten til deres egen “tone of voice”/språklige identitet.
  4. Tilgjengeliggjør personalhåndboken til de alle ansatte og be alle om å lese gjennom.
  5. Sørg for at en gjennomgang av personalhåndboken er en del av deres onboarding-sjekklisten.

Oppdater personalhåndboken umiddelbart hver gang dere gjør en rutineendring som er relevant for personaladministrasjonen. På denne måten sparer dere tid på spørsmål og usikkerhet.

Prøv Entrepedia Gratis

Registrer deg kostnadsfritt, eller logg inn, for å lese videre Allerede medlem?