1. Oppstarten

Strukturert fra start

18.10.2019 (oppdatert 04.06.2020). Estimert lesetid: 20 minutter.

Dersom dere har fulgt rådene og anbefalingene så langt i dette kapittelet, er dere allerede ganske strukturerte. For mange kan en strukturert bedrift føles som en tvangstrøye og lite hensiktsmessig for et dynamisk ungt selskap. Hvis du er en av dem som har den følelsen, så bør du legge den fra deg.

Poenget med en god struktur fra starten, er at selskapet tar høyde for alle faktorene som en erfaren bedriftsleder vet vil komme med utvikling og vekst. De strukturelle grepene skal sikre at selskapet ditt er så effektivt satt opp som mulig fra start, og samtidig har lagt et godt grunnlag for å skalere selskapet.

Selv om noen av rådene kan virke overdrevne med tanke på hvor ungt selskapet ditt er, så anbefaler vi likevel å følge disse. Den kulturen og de vanene teamet ikke klarer å etablere med 4 ansatte, blir blir enda vanskeligere når dere har passert 30.

Hør på podcasten med Marie Mostad, COO og medgründer i Inzpire.me, om hvordan de har jobbet etter den samme strukturen fra da de startet opp og vokst til 30 personer med minimalt med voksesmerter.

Filstruktur og arkivering

Å finne informasjonen man trenger, når man trenger det, og på en effektiv måte, er en av forutsetningene for en god bedrift. En ryddig filstruktur hjelper veldig på dette.

Denne filstrukturen er utarbeidet i Chipcon og videreutviklet i Energy Micro. Bruk den som utgangspunkt for din egen filstruktur.

Filstrukturen bør være tilgjengelig i sin helhet for alle ansatte i starten. Den eneste unntaket fra dette er at alle filer som inneholder personalopplysninger skal kun være tilgjengelig for de som har behov for slik informasjon. I starten er dette i praksis kun CEO.

Dette løser dere enten med å ha et personalopplysningssystem (mer om dette lenger nede), eller tilgangsstyre folderne i filstrukturen. I vårt forslag til filstrukturen ligger det en folder «06 HR» med undermappe «Employees». Innholdet i denne undermappen må tilgangsstyres.

Etter hvert som selskapet utvikler seg, vil dere sikkert ønske å begrense tilgangen til andre mapper. Dette gjelder f.eks. ledermøter og styremøter.

Dokumenter og maler

Maler på de mest brukte dokumentene er med på å gjøre dere mer effektive, konsistente og profesjonelle. Entrepedia inneholder det meste av hva dere vil ha behov for av maler, som dere kan enten bruke direkte eller tilpasses. De enkleste eksemplene på maler der disse Letter og Minutes of Meeting (MoM). Alle andre maler er omtalt i sine respektive relevante kapitler, og ligger i sin helhet under fanen Dokumenter.

Økonomi, regnskap og rapportering

Mange oppstartsselskaper slurver mye med å holde oversikt over økonomien. Dere tenker kanskje at dette ikke er så viktig i starten (noe det strengt tatt kanskje ikke er), men etablerer dere dårlige vaner fra start, er det vanskelig å rette opp i senere. Husk at dårlig økonomistyring ikke sjelden er hovedgrunnen til at selskaper kollapser. Ta dette derfor på alvor fra start, og følg rådene i dette avsnittet.

Regnskapssystem og regnskapsfører

Det er ikke lovpålagt å ha regnskapsfører, men praktisk talt samtlige selskaper velger å ha det. Kunnskapen du trenger for å føre et regnskap korrekt er spesifikk, i tillegg er det mange lovpålagte regler som skal følges. Vi anbefaler derfor alle selskaper å etablere en avtale med regnskapsfører først som sist. Timeprisen for regnskapsførere ligger typisk i området 600-900 kr per time og i starten bør de ikke bruke mer enn 1-2 timer per måned. Velg noen som er lokalisert i samme by/område, slik at dere kan møtes ved behov.

Vi anbefaler å bruke et skybasert regnskapssystem, som dere og regnskapsfører bruker i fellesskap. Det er en fordel at regnskapsfører har erfaring med det systemet dere velger.

Det finnes flere gode og rimelige regnskapssystemer tilpasset små norske selskaper slik som Tripletex, PowerOffice Go og Fiken.

ERP står for Enterprise Resource & Planning. Et ERP-system er et helhetlig system som dekker mange/alle forretningsprosessene i et selskap. Det omfatter økonomi, produksjon, lager, planlegging, prosjekter, dokumentasjon, kundeoppfølging og mye mer. Øknonomi- og regnskapmodulen er en integrert del av et ERP-system.

Et regnskapssystem er et enklere system som kun har økonomi- og regskapsfunksjonen, samt kanskje noen enkle løsninger for noen få andre forretningsprosesser.

Vi anbefaler nystartede selskaper å benytte et enkelt regnskapssystem og ikke et ERP-system. Et ERP-system er veldig rigid og egner seg først når forretningsprosessene i selskapet begynner å sementere seg i en senere fase.

Dersom dere vil lære mer om hva et ERP-system kan lese her: ERP-system.

Hva gjør dere selv?

  • Fakturere
  • Skrive reiseregninger
  • Scanne og legge inn alle bilag
  • Betale regninger/godkjenne betalinger
  • Kontrollere regnskapet ved hver månedslutt
  • Kontrollere, godkjenne og signere årsregnskapet

Hva gjør regnskapsfører?

  • Sende A-melding på ny ansatte
  • Kontoføre alle bilag
  • Legge inn utbetalinger til remittering
  • Kontrollere reiseregninger
  • Lønn, arbeidsgiveravgift og trekkoppgaver
  • Avslutte månedsregnskapet
  • MVA innrapportering (dersom dere er MVA registrert)
  • Lage årsregnskapet og innrapportere til myndigheter (de som har revisor kan velge om det er regnskapsfører eller revisor som setter opp årsregnskapet)

Finansiell modell og budsjett

Alle oppstartsselskaper bør lage en finansiell modell for selskapet. En finansiell modell er en plan over inntekter og utgifter på kort, mellom-lang og lang sikt. En god modell vil være et svært viktig verktøy både for planlegging, budsjettering, rapportering, likviditetsstyring og generell finansiell kontroll. Den vil også være nyttig i eksterne prosesser, som søknader til offentlige støtteordninger og kapitalinnhentingsprosesser med investorer. Vi har laget en enkel mal som dere kan bruke som utgangspunkt for å lage deres egen Financial Model.

EY har laget en guide for å lage finansielle modeller for oppstartsselskaper, og kan være nyttig lesing: EY’s guide til å lage finansiell modell.

Mest sannsynlig har EY laget denne guiden for å tiltrekke seg nye klienter, så ikke gå i fella ved å få andre til å lage modellen for dere. Det er veldig viktig at dere har bygget modellen selv for virkelig å forstå butikken, og dra nytte av modellen på den videre reisen.

Bruk den finansielle modellen som et arbeidsverktøy som dere oppdaterer minst en gang hvert kvartal. Når regnskapstallene er klare, oppdaterer dere den finansielle modellen med reelle tall for kvartalet som er unnagjort, og oppdaterer/justerer de kommende kvartaler og år basert på ny innsikt og kunnskap.

Når dere skal legge inn personalkostnader i modellen så kan Altinn sin personalkost kalkulator være en fin kilde til informasjon.

Personaladministrasjon

Som arbeidsgiver har dere flere myndighetspålagte regler dere må forholde dere til. Altinn har en utfyllende oversikt over plikter dere har som arbeidsgiver.

Ansettelsesavtaler

Alle ansatte har krav på en ansettelsesavtale. Alt for mange oppstartsselskaper slurver dessverre med å få slike på plass. Her er to versjoner av ansettelsesavtale, på engelsk og norsk, som dere kan bruke:

Malene bør dekke de fleste formål. Husk at alle ansattavtaler må signeres og arkiveres på et fornuftig sted.

Personalhåndteringssystem

Et personalhåndteringssystem er et effektivt verktøy for å holde orden på alt det personal-administrative. Det er selvsagt ikke nødvendig å ha slikt på plass med en gang, men vi anbefaler det likevel. Det finnes systemer som både er enkle, effektive og billige slik som f.eks. BambooHR.

Et personalhåndteringssystem hjelper deg bl.a. med:

  • Arkivering av alle avtaler mellom hver ansatt og selskapet (f.eks. ansettelsesavtaler)
  • Personalinformasjon
  • Lønnsoversikt
  • Fraværsrapportering
  • Ferieoversikter
  • Oversikt over pensjon og forsikringer
  • Trivselsundersøkelser
  • Medarbeidersamtaler og oppfølging av mål
  • Organisasjonskart
  • Personalhåndbok
  • Støtte for rekruttering
  • Støtte til On-boarding
  • Støtte til Off-boarding


Dersom dere velger å ikke bruke et personalhåndteringssystem så må dere i det minste føre oversikt over alle ansatte i et personalregister, samt ha oversikt over ferie og fravær i et ferie- og fraværsregister. Vi har laget følgende maler som hjelper dere med dette:

Pensjon og Forsikring

Det er lovpålagt å etablere kollektiv tjenestepensjon og yrkesskadeforsikring for de ansatte gjennom selskapet deres. Når det gjelder tjenestepensjon så anbefaler vi lovens minimum (det er ikke på pensjonssparing dere bør gjøre dere attraktive som arbeidsgiver i starten). Det finnes mange tilbydere av slike tjenester. Hør med banken deres, eller kontakt uavhengige tilbydere direkte.

Personalhåndbok

Hensikten med en personalhåndbok er å ha en enkelt kilde til all generell og felles personalrelatert informasjon. Entrepedia vil utarbeide en mal for personalhåndbok. Det kan være hensiktsmessig etter hvert at selskapets rutiner legges i et intranett eller Wiki-side. Da kan dere også å velge å legge innhold som normalt hører hjemme i en personalhåndbok inn der.

HMS

Når dere har en ansatt i selskapet, så er dere også pålagt å systematisk jobbe med HMS oppfølginger og forbedringer. Altinn har en utfyllende beskrivelse av hva dette innebærer.

Ledelse og informasjonsdeling

Det å være leder av et team på noen få ansatte, er veldig forskjellig fra å lede et selskap med flere hundre. Som CEO i et lite team, må du i praksis være tusen-kunstner og håndtere mange små og store oppgaver i hverdagen. Jobben har i starten mye til felles med en vaktmesterjobb hvor det meste går ut på å tilrettelegge for at de andre i teamet kan være produktive. Ikke desto mindre så er du som CEO faktisk leder av selskapet. Vi dekker grundig hva det innebærer å være en effektiv og god leder i et senere kapittel, så her fokuserer vi kun på noen få elementer som er viktige allerede fra start.

Ukentlige ledermøter

CEO bør arrangere et ukentlig ledermøte på 1 time med alle i lederteamet (dette vil typisk være alle ansatte helt i starten). Vær disiplinert og sørg for at det er en agenda satt for hvert møte, og at alle konklusjoner og aksjoner fra møtet dokumenteres. Vi har laget en mal for møtereferat Minutes of Meeting (MoM) dere bør fylle ut i hvert møte.

Her er et forlag til typisk agenda:

  • Ukens opptur og nedtur v/CEO (øv dere på å feire både seirer og tap) (5min)
  • Status salg og kundeprosesser v/ VP Sales & Marketing (8min)
  • Status produktutvikling v/ CTO/VP of Engineering (8min)
  • Status økonomi, finansiering og generelt v/CEO (8min)
  • Forberedt tema 1 v/TBD (15min)
  • Forberedt tema 2 v/TBD (15min)
  • Oppsummering og gjennomgang av konklusjoner og aksjoner (5min)

For status-punktene anbefaler vi et krav om at den ansvarlige har forberedt 1-2 slides. Dette vil sikre en effektiv gjennomføring. Ikke fall for fristelsen til å starte lange diskusjoner i ledermøtet for temaer som ikke er forberedt. Dersom det identifiseres temaer som trenger grundigere gjennomgang, så sett opp separate møter i etterkant, alternativt sett det opp som et forberedt tema på neste ledermøte.

De forberedte temaene har en eier som har gjort en grundig forberedelse på forhånd, både ved å belyse saken/problemstillingen, samt ha et forslag til konklusjon. Som CEO har du typisk diskutert med tema-eier på forhånd, for å sikre at saken er grundig nok forberedt.

Ukentlige en-til-en møter

Alle som har lederansvar, bør ha et 30 minutters ukentlig en-til-en møte med alle som rapporterer til seg. Møte-agendaen bør styres av medarbeideren og har til hensikt å sikre at leder og medarbeider er fortløpende omforente om oppgaver og prioriteringer. I tillegg vil slike møter egne seg godt til sparring og diskusjon rundt aktuelle problemstillinger.

Informasjonsdeling og ukentlige allmøter

I den første fasen, med under 10 ansatte på samme lokasjon, flyter de fleste nyheter og viktig informasjon som regel godt internt i teamet. Utfordringene vokser når teamet blir større og vi anbefaler at dere da starter med et ukentlig uformelt allmøte som f.eks en felles lunsj. Hensiktene med dette er å dele både gode og dårlige nyheter på en hyggelig, motiverende, uformell og noen ganger humoristisk måte. Virkelig bra blir det om dere lykkes med å få alle ansatte til å bidra med å dele informasjon og stille spørsmål.

Digitale flater som Slack og Teams

En del selskaper bruker Slack, Teams eller andre digitale flater som en intern kommunikasjonskanal. Flatene er gode på mye, men ikke på alt. For at slike digitale flater skal kunne fungere godt, bør det være struktur og retningslinjer fra start. Når dere begynner å bli mange ansatte og/eller er lokalisert på flere geografiske steder, kan det ofte være hensiktsmessig å bruke slike verktøy.

NorseLab er et investringsmiljø som både genererer og investerer i oppstartsselskaper. De har laget følgende forslag til Slack struktur og retningslinjer for bruk for sine portfølgeselskaper:

Onboarding

General Guidelines

  • Keep the discussion in relevant channels.
  • Creating new channels should be avoided, or at least kept to the minimum. Use Direct Messages / Group Chat to have smaller team discussions. Please see guidelines for creating new channels further down.
  • Adjust your notification settings so you’re aware of key updates but not constantly distracted.
  • Don’t use @channel unless you really need to notify everyone in the conversation.

Public Company Channels

  • #general - For administrative announcements
  • #random - General and informal discussions
  • #design - For all design related discussions
  • #tech - For all tech related discussions
  • #support - For all support related discussions
  • #sales - For all sales related discussions
  • #fakturering - For all billing related discussions
  • #oslo_office -Locally relevant information, limited to specific office. Both formal and informal tone
  • #ukraine_office - Locally relevant information, limited to specific office. Both formal and informal tone
  • #knowledge_sharing - Links to interesting articles across all areas (design, tech, product, inspo, etc.) Paste links, add 3 tags describing the content (to make it easier to search). No discussions, only links.

Creating New Channels

If you need to create a new channel, please browse through existing channels first, to make sure you’re not duplicating a similar existing channel.

Project & Support Channels

  • Each active project should have its own channel
  • When the project is delivered, the channel should be archived, and a new support channel should be created.
  • If there is a need for creating “sub channels” within a project, please make them private and invite those who need to participate.
  • Naming guidelines for active projects:
    • #clientname_projectname
    • #clientname_projectname_subname
  • Naming guidelines for support projects:
    • #clientname_projectname_support

Channels Including Clients & External Collaborators

  • ALL channels that includes external people must be properly named to avoid internal or confidential discussions or issues
  • Naming guidelines for channels including clients / external collaborators:
    • #clientname_projectname_ext

Fallgruver ved bruk av Slack:

  • Ikke bruk slack som et beslutningsverktøy. Vanskelige beslutninger kan fort ende opp i endeløse diskusjoner der det søkes konsensus. Gjennomfør da heller et møte hvor dere diskuterer og beslutter med en gang.
  • Slack grupper kan fort ende opp med mange medlemmer (både relevante og ikke-relevante). Med mange diskusjoner gående, blir dette fort forstyrrende i en travel hverdag.
  • Slack egner seg best for å spre ny informasjon raskt, uformelle diskusjoner og spørsmål av enklere karakter. Det egner seg dårlig til mer statisk informasjon, som for eksempel hvilket forsikringsselskap dere bruker, eller hvilke verktøy dere bruker. Bruk heller personalhåndbok eller en selskapswiki til dette.

Det å være CEO i et oppstartsselskap er langt i fra noen glamorøs tilværelse. Du skal typisk både lede og sette retning for de ansatte, skaffe kunder, skaffe finansisering, bidra på utvikling av produktet og mange andre små og store oppgaver. En del oppgaver er rutinepregede, og i starten er det hensiktsmessig at CEO-en tar hånd om disse, slik at resten av teamet kan konsentrere seg om produkt og kunder. Her er en liste de mest vanlig rutineoppgavene:

  • Hver uke:
    • Betale regninger
    • Sende fakturaer
    • Godkjenning av utgifter
    • Informasjon, leder og en-til-en møter
  • Hver måned:
    • Oppdatere ferie og fraværsoversikter
    • Gjennomgang og godkjenning av månedsregnskap med regnskapsfører
    • Sørge for lønnsutbetaling i samarbeid med regnskapsfører
  • Hvert kvartal:
    • Oppdatering av finansiell modell

Kundeoppfølging og CRM-system

Et Customer Relationship Management System, CRM-system, er et viktig verktøy for å strømlinjeforme salgsprosessen. I en tidlig fase er primærfunksjonen å holde kontroll på kontaktene deres. Kontaktene kan senere bli kunder, investorer, partnere, supportere eller ansatte. Hvilken rolle de ender opp med til slutt, er ikke så lett å forutse. Av den grunn, anbefales det å ha et CRM system på plass fra dere begynner å kommunisere med omverdenen.

Et CRM system hjelper dere med følgende:

  • Holde oversikt over alle kontakter (både kunder, leverandører, investorer og andre), og kategoriseringen av disse
  • Logge all kommunikasjon med kunder (e-post, telefon og møter)
  • Lagre kontaktinformasjon fra trafikk på nettsiden deres
  • Kategorisering av kontakter
  • Gir oversikt over status på alle kunder og prosjekter og hvor i salespipelinen kunden/prosjektet er.

Når dere senere får på plass et salgsteam, vil salgsteamet overta ansvaret for CRM-systemet. Vår erfaring, er at den kommersielle delen av virksomheten er ustrukturerte. Dette kommer antageligvis fra at salg er uforutsigbart, men også at mennesker som er gode på (og trives med) salg ofte ikke har struktur som en av sine sterkeste sider.

Hvis CRM systemet mangler en grunnleggende god struktur og innhold før salgsteamet er på plass, blir det veldig krevende å få det på plass. Ved å få dette på plass tidlig, legger dere til rette for at salgstemaet får det beste utgangspunktet for å arbeide strukturert og effektivt.

Vi har følgende konkrete råd for implementasjon og bruk:

  • Alle som har kontakt med personer eksternt fra selskapet deres, bør ha en konto slik at all kommunikasjon loggføres og kan deles på teamet.
  • Integrer CRM systemet i nettsiden, slik at interessenter som for eksempel ønsker nyhetsbrev logges i systemet.
  • Krev disiplin fra alle brukere og gå selv foran som et godt eksempel. Et godt råd her er f.eks. at dere ikke tillater diskusjoner rundt en konkret kunde dersom kunden og status ikke er logget i CRM-systemet. Er ikke kunden i CRM-systemet, eksisterer kunden ikke.
  • Gjør en grundig jobb med pipeline og sørg for at den både er lett forståelig og har klart definerte kriterier. En vanlig fallgruve i salgsarbeid er å innbille seg at status er bedre enn den i realiteten er, noe som gir et altfor optimistisk totalbilde.

Valg av CRM system.

Velg et CRM system som er tilpasset et lite selskap og har gode integrasjonsmuligheter mot andre systemer. Systemet bør også ha gode templates for sales-pipeline, nettsider, digital markedsføring og kommunikasjon. HubSpot er et godt eksempel på dette.

Vi anbefaler å ha et standalone CRM system, og ikke tilleggsfunksjonalitet som følger med regnskapssystemer eller ERP systemer av følgende årsaker:

  • CRM-modulene til alle regnskapssystemer/ERP-systemer er uten unntak dårligere enn de beste rendyrkede CRM-systemer.
  • Det er viktigere at et CRM-system er tett integrert med markedsaktiviteter enn mot økonomi- og logistikk.
  • En felles kontaktdatabase på økonomi/logistikk og salg/markedsføring er utfordrende. Det er normalt 10-100 ganger flere kontakter i CRM systemet enn i regnskapssystemet/ERP-systemet. I regnskapssystemet må all kundedata legges inn korrekt, mens i et CMS system er det mindre viktig med riktig postadresse etc. på et selskap. En god praksis er at når en potensiell kunde signerer kontrakt oppdaterer dere regnskapssystemet og CRM-systemet samtidig.

Før dere har kommet i gang med markedsaktiviteter, bør dere har en prosess på mulighetene dere jobber med. Merk at vårt forslag er generelt for produkter/tjenester.

Gode CRM systemer har forslag til salespipeline som dere kan ta som utgangspunkt for deres egen struktur. Det er verdt å merke seg at det er mulighetene, eller leads, hos en kunde dere følger opp, ikke enkelt-kunden. En kunde kan ha flere leads, men dere kan ikke mange kunder på en lead.

En salespipeline kan eksempelvis se slik ut i starten:

  1. Prospekter – leads hos kunder dere ikke har kontaktet eller prioritert
  2. Kvalifisering – leads hos kunder dere vil prioriterte (topp 5-8 fra prioriteringsmatrisen)
  3. Kontakt – dere er i aktiv dialog med kunden
  4. Tilbud gitt – det første tilbudet er gitt
  5. Forhandlinger – tilbudet forhandles/tilpasses
  6. Vunnet – gratulerer! Nå må dere levere det dere har lovet!
  7. Tapt/kansellert - kunden velger en konkurrerende løsning eller bestemmer seg for ikke å kjøpe

I CRM systemet etablerer dere en lead, noen systemer kaller det også en deal, i den kategorien som passer best. Etter hvert som dere jobber videre med den konkrete dealen, flytter dere den til neste steg slik at alle i selskapet deres kan se status for kundearbeidet. Etter hvert, når dere får flere leads, og kunder blir dette et godt utgangspunkt for forbedring av salg, marketing og produkt.

Selskapspresentasjon

Dere bør til enhver tid ha en oppdatert selskapspresentasjon (Company Profile). Dette er et viktig arbeidsredskap i hverdagen, og utad i kommunikasjon med kunder, leverandører og investorer. I tillegg er det et viktig redskap i internt strategiarbeid og kommunikasjon. Kontinuerlig læring og erfaringer underveis, vil gjøre presentasjonen stadig bedre.

La hoveddelen av presentasjonen være på ca. 20-30 slides, men ha gjerne mange ekstra backup slides på slutten, som kan brukes i spesielle tilfeller. Sørg for å oppdatere selskapspresentasjonen minst en gang hvert kvartal og helst hver måned. Vi har tidligere omtalt hvilket innhold en god selskapspresentasjon har, og gjengir ikke dette her.

Kommentarer

Logg inn for å kommentere.